Quando usar a Facilitação?

A experiência nunca falha, apenas as nossas opiniões falham, ao esperar da experiência aquilo que ela não é capaz de oferecer.

Leonardo da Vinci, Pienseri

De um modo geral, podemos dizer que a facilitação de grupos serve para fazer com que a colaboração entre pessoas funcione e seja eficaz.

Considerado por muitos como o pai da facilitação de grupos, David Strauss , identificou em 2002 os cinco princípios a seguir para desenhar um processo de colaboração e são esses princípios que são usados para estruturar o 1º volume da série "Arquitetar a Colaboração"

Este livro destina-se a todos os líderes no século XXI, que adotam comportamentos facilitadores e envolvem cada vez mais os seus colaboradores na resolução conjunta de problemas e na tomada de decisão.

Na prática, a facilitação de grupos ocorre sempre que um grupo ganha consciência que é mais do que a simples soma das partes que o compõem e se transforma numa equipa (work team). Enquanto, num grupo, existe um líder assignado que dirige os comportamentos esperados seus membros, numa equipa, essa função de liderança é distribuída entre todos os seus membros que ganham autonomia para fazer aquilo que é necessário no momento exacto e em plena articulação com os demais.

Enquanto num grupo têm lugar as reuniões convencionais, numa equipa, a resolução de problemas e a tomada de decisões são realizadas através de workshops ou reuniões facilitadas. A tabela abaixo ilustra as principais diferenças entre ambas.

Para saber quando usar a facilitação, precisamos considerar três fatores:

Qualidade da decisão - por vezes, tomar a decisão "certa" é fundamental e por isso é necessário usar o maior número de recursos possível (pessoas, tempo, informação, etc.) para garantir que a opção escolhida seja bem pensada e de alta qualidade.

Compromisso da equipa - Algumas decisões terão um grande impacto em sua equipe, enquanto outras passarão despercebidas. Quando uma decisão provavelmente afetará sua equipe, é melhor usar um processo colaborativo. Isso melhorará a qualidade da decisão e você obterá um resultado bem-sucedido mais rapidamente.

Restrições de tempo - Quando o assunto em questão não é sensível ao tempo, você tem mais "espaço" para pesquisar suas opções e incluir outras, o que ajudará a melhorar a qualidade de sua decisão. Se o seu tempo é limitado, no entanto, pode não ser viável fazer participar outros na tomada de decisão e empreender demasiados esforços colaborativos.

Finalmente, a seguinte taxonomia que nos é proposta pela empresa Lucid Meetings poderá ajudar a identificar quais as reuniões na qual deveremos utilizar a facilitação de grupos. E a resposta é... em quase todas, sempre que os 3 critérios anteriores se verifiquem e onde seja importante a resolução conjunta de problemas e a realização de um trabalho em equipa.

Com a excepção das reuniões um-a-um (para coaching ou mentoring) e nas reuniões de difusão (broadcasts), em quase todos os formatos de reunião, a facilitação de grupos poderá ser útil e acrescentar valor à organização e gerar maior satisfação e compromisso por parte dos participantes.

Qualidade de decisão

Por exemplo, numa reunião de cadência de trabalho em equipe ou revisão de projeto, um facilitador poderá ser muito mais eficaz que um líder formal para fazer emergir os verdadeiros problemas com que a equipa se depara sem receios de humilhações e reprimendas por parte de um chefe. No caso da programação informática, os métodos ágeis, tais como o SCRUM, substituem o papel do chefe formal pelo de um facilitador da equipa, um SCRUM Master, que irá facilitar o trabalho do grupo de acordo com os princípios ágeis.

Na base dos princípios do Manifesto Ágil, proclamados pela primeira vez em 2001, estão alguns dos princípios que estão na base da facilitação de grupos que foram identificados nos anos 60 por David Strauss. Por exemplo, ao defenderem que "the most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is face-to-face conversation" ou "at regular intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its behavior accordingly" estão a assumir a crença nos valores participativos e na tomada de decisão em grupo para a resolução de problemas, dois princípios fundamentais que são seguidos pelos facilitadores de grupos.

Compromisso da equipa

Numa reunião de planeamento ou até mesmo em formação, a facilitação de grupos e as suas técnicas podem ser proveitosas para a organização porque contribuem para aumentar o compromisso dos participantes com as decisões tomadas na reunião ou com os conteúdos que lhes são transmitidos numa ação de formação e que terão que adoptar no dia-a-dia.

Os jogos sérios de estratégia ou com o Lego , criam cenários ideais para que ocorra uma partilha de aprendizagens e a emergência do trabalho em equipa. Reforçados com as técnicas de facilitação em que o grupo aprende a tomar decisões em equipa, os participantes adquirem um elevado grau de compromisso com as mesmas. O compromisso pessoal por algo em que somos chamados a participar desde o zero e a construir com o grupo é sempre superior à motivação retórica de qualquer líder, por mais carismático que este ou esta possa ser.

Restrições de tempo

Por último, nas reuniões que são assinaladas como críticas (a vermelho) é muito importante ter em conta que NÃO se deverá usar a facilitação de grupos sempre que exista uma evidente limitação de tempo que determina a urgência na tomada de uma decisão. Isto pode ocorrer em situações de combate, ou de extrema gravidade, tal como quando um avião perde potência ao aterrar, a última coisa que um comandante deverá fazer será abrir um debate para uma decisão colaborativa.

Está claro, que nestas circunstâncias, as decisões tomadas num contexto de urgência são as que têm mais probabilidade de conduzir ao fracasso e acarretar elevados custos económicos, quando até mesmo de vidas humanas. Exemplos conhecidos como o desastre do Challenger ou a invasão da Baía dos Porcos , são estudados na maioria das escolas de gestão e negócios.

Em resumo

Sempre que um líder não disponha de toda a informação para decidir e necessita de um elevado compromisso da equipa para implementar uma decisão e que não exista uma limitação crítica de tempo por urgência, a facilitação de grupos poderá ser empregue com vantagens para o líder, para os membros do grupo e para a organização no seu conjunto.

O volume 1 da série Arquitetar a Colaboração identifica os passos a dar para implementar a facilitação de grupos na sua organização e aborda: