Um vídeo de uma conhecida empresa de facilitação faz meu caso
Pensei em compartilhar aqui um vídeo interessante, que já faz parte da minha playlist
de "facilitação de grupos", que aparece gloriosamente como a primeira playlist neste tema, ao pesquisar no YouTube.
Este vídeo é interessante porque justifica aquilo que designo por "Liderança Facilitadora" versus "Facilitação de Grupos". Por favor, veja o vídeo para poder observar essa diferença sutil e as implicações para sua prática como gestor ou como facilitador ou em ambas as capacidades, tal como tem sido o meu caso nesta última década.
Obviamente, você pode aprender várias coisas assistindo a este vídeo. Especialmente sobre as piores práticas que os autores descrevem como “facilitação deficiente”, mas que eu prefiro designar apenas como "más práticas de gestão de reuniões”.
Não digo que alguém que esteja a tentar fazer 'facilitação de grupos' não possa ser um 'facilitador deficiente', mas quando alguém organiza uma reunião que produz todos os terríveis resultados destacados neste vídeo (acaparar a atenção, colocar as pessoas em baixo, deixar as discussões em roda livre, etc.) essa pessoa é simplesmente incapaz de gerir uma reunião de modo eficaz.
Facilitador de grupos vs. facilitar reuniões
Eu normalmente gosto de diferenciar estes dois conceitos porque a maioria das pessoas confunde um 'Facilitador de Grupos' com um 'Facilitador de Reuniões' e eu argumento que não são necessariamente o mesmo.
Claro, qualquer facilitador de grupos também é um facilitador de reuniões, sempre que organizar uma reunião, mas um Facilitador de Grupos é um profissional treinado que possui um conjunto de habilidades e competências para fazer muito mais do que simplesmente “facilitar reuniões”. Este último é apenas um subconjunto de atividades que um facilitador treinado deverá saber fazer, além de muitas outras coisas. Por exemplo, um Facilitador de Grupos precisa saber como elaborar uma agenda detalhada em parceria com a pessoa ou pessoas que detêm a responsabilidade pelo resultado de uma reunião - os proprietários da reunião. Se você quiser saber mais sobre as principais competências de um facilitador de grupo, leia aqui.
Enquanto que facilitar reuniões é uma actividade que qualquer um poderá realizar. Na maioria dos casos, o facilitador de uma reunião é normalmente o líder do grupo e, nesse caso, será ele próprio o 'dono da reunião'.
Um líder poderá ser um bom ou mau facilitador como o vídeo acima exemplifica. No entanto, um facilitador de reuniões que seja também o chefe de uma equipa poderá ser um Líder Facilitador
sempre que aplicar com sabedoria os valores e princípios de facilitação de grupos para gerir os seus subordinados e não apenas as reuniões de equipe.
Qualquer gestor que se queira aperfeiçoar para ser um melhor anfitrião de reuniões, pode ser treinado para se tornar um bom Facilitador e aprendendo mais sobre os valores e princípios de facilitação de grupo, ele ou ela também pode se tornar um Líder Facilitador.
Há um número de empresas além da Active Presence
(os autores do vídeo acima), como a Northstar Facilitators
nos EUA, o IIFAC de Beatrice Briggs
e Hector Villareal na Kulanboro
no México e América do Sul, Martin Gilbraith
no Reino Unido, Pamela Lupton-Bowers 'PLB Consulting' na Europa Ocidental ou a Illuma Consulting
da Rhonda Tranks na Oceania, que posso recomendar pessoalmente.
Visite o site da IAF
para localizar mais empresas de facilitação de grupos e profissionais certificados.
Se você quer apenas aprender mais sobre a Liderança Facilitadora, poderá encontrar vários livros sobre este tema, escritos por membros da IAF aqui.
Responsabilidades compartilhadas na facilitação de reuniões
Finalmente, como este vídeo pode sugerir, devemos evitar pensar nos facilitadores de grupos como esse tipo de super-heróis ou o "anjo todo poderoso" que transforma reuniões mal organizadas em reuniões altamente eficazes. Isso raramente acontece.
A responsabilidade de facilitar uma reunião é compartilhada. Existem muitos outros papéis que concorrem para produzir uma reunião mais eficaz. Na imagem abaixo, marquei em cores vários papéis diferentes que contribuem para uma reunião facilitada, além do "facilitador de reuniões", cujas responsabilidades principais, mas não exclusivas, deixei sem identificação.
Cor marrom
- Se um facilitador de grupo pode ser visto como um diretor de cinema, o papel do "dono da reunião" será o de um produtor que pessoalmente investiu tempo e dinheiro para a reunião acontecer. Ao patrocinar a reunião, o dono ou proprietário da reunião tem a responsabilidade de estabelecer um objetivo claramente definido e quais os resultados da reunião esperados. Quando seja contratado, é o proprietário da reunião que aprova a agenda proposta pelo Facilitador de Grupos e acompanhará depois as ações acordadas.
Cor púrpura
- O papel do "participante da reunião", que muitas vezes é minimizado, mas é provavelmente o papel mais importante para uma reunião bem-sucedida. Se os participantes não assumirem a responsabilidade de se prepararem para a reunião e dedicarem o seu tempo e energia para estar totalmente presentes e comprometidos, então provavelmente a reunião falhará. Os participantes são como os atores de um filme, um mau elenco pode fazer toda a produção perder a marca.
Cor azul
- O 'registador de grupo' é outro papel importante nas reuniões. Ele / ela pode ser comparado ao secretário da mesa de uma assembleia que disponibiliza todas as informações necessárias antes e depois das reuniões para todos os participantes. Ter esse papel definido e atribuído profissionalmente pode fazer uma diferença substancial em qualquer reunião.
Cor amarela
- O papel de "guardião do tempo" é muitas vezes negligenciado, mas se atribuído a alguém que é bom em acompanhar o tempo que é atribuído a cada item da agenda, pode facilitar muito qualquer reunião.
Para concluir
Em resumo:
- Facilitador de grupos, é uma profissão que é exercida por profissionais treinados (e certificados) e que, no caso dos membros da IAF, adotam um código de conduta e uns determinados princípios éticos e que sabem fazer, entre outras coisas, a facilitação de uma reunião.
- Facilitar reuniões, é uma actividade ou um conjunto de actividades levadas a cabo pelo líder de uma reunião que poderá aprender os princípios e as técnicas da facilitação de grupos para gerir reuniões de modo mais eficaz.
- Líder facilitador, será qualquer pessoa que adota os valores da facilitação de grupos para gerir a sua equipa e não apenas as suas reuniões.
Há uma tendência universal, que os psicólogos sociais designam como "erros de atribuição", que enfatiza a causalidade de um único ator para os resultados extremos, como sejam muito boas ou muito más reuniões, como sendo a responsabilidade de um bom ou mau facilitador e minimizar a importância de outros elementos tais como a qualidade dos participantes da reunião ou as variáveis do contexto organizacional, como a cultura da empresa ou mesmo a cultura de um país.
É óbvio que um "facilitador de reuniões" pode aprender e ser treinado para realizar reuniões mais eficazes. Mas, como as reuniões não acontecem no vazio, também devemos prestar atenção ao contexto mais amplo de uma reunião, como algo que forma parte de todos os processos colaborativos da sua organização.
Quais são os medos ou a motivação real dos participantes envolvidos nesta reunião? O que é que faz com que um grupo evite abordar as questões fundamentais que deveriam ser abordadas? Como serão tomadas as decisões durante e após a reunião? Ao fazer as perguntas certas, um Facilitador de Grupos
treinado traz um valor agregado não apenas às reuniões que você possa organizar, mas também ao contexto mais amplo em que suas reuniões acontecem.
Post scriptum
Ao escrever este artigo sobre um vídeo de facilitação, pode ser útil também compartilhar este último vídeo feito pela minha associação profissional (IAF - Associação Internacional de Facilitadores).
Todas as mudanças começam com uma pergunta. Quais são as perguntas que tem para fazer sobre a facilitação de grupos? Aqui estão algumas perguntas estratégicas que os membros do conselho da IAF fizeram e que eu gostaria de explorá-los em conjunto consigo, caro/a leitor/a. Por favor, comente mais abaixo ou envie-me uma mensagem aqui.
Colophon
Este artigo reproduz o conteúdo que eu publiquei anteriormente no LinkedIn. Caso você queira ler os artigos originais (em inglês)
